Barrierefreie PDF-Dokumente

Digitale Barrieren abbauen mit barrierefreien PDFs: Transparenz, Lesbarkeit und Nutzerfreundlichkeit für eine inklusive Gesellschaft, die niemanden zurücklässt.

Barrierefreie PDFs: Digitale Dokumente für alle

Zugänglichkeit, Struktur und Inklusion – wie PDF/UA die digitale Teilhabe verbessert.

Barrierefreie PDFs sind digitale Dokumente, die für alle Menschen – unabhängig von physischen, sensorischen oder kognitiven Einschränkungen – zugänglich sind. Sie ermöglichen eine uneingeschränkte Nutzung durch Assistenztechnologien wie Screenreader, Braillezeilen oder Sprachsteuerung. Damit das gelingt, kommt es auf eine klare Struktur, gut lesbare Inhalte und eine intuitive Navigation an. So wird nicht nur die digitale Teilhabe gefördert, sondern auch gesetzlichen Anforderungen wie der EU-Richtlinie 2016/2102 oder dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) entsprochen.

Ein zentraler Standard für barrierefreie PDFs ist PDF/UA (Universal Accessibility), definiert in der Norm ISO 14289-1:2016. Diese Norm legt technische Anforderungen fest, die erfüllt sein müssen, damit ein PDF als barrierefrei gilt. Dazu zählen korrekt strukturierte Tags, die Inhalte für Screenreader zugänglich machen, sowie eine klare Trennung von Inhalt und Layout. PDF/UA orientiert sich an den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) und stellt sicher, dass digitale Dokumente sowohl rechtlichen als auch technischen Standards für Barrierefreiheit entsprechen. Die Einhaltung dieses Standards kann mit Tools wie dem PAC-Tool (PDF Accessibility Checker) überprüft werden.

Barrierefreie PDFs sind weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie stehen für Inklusion, Verantwortungsbewusstsein und Professionalität. Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen sollten den Standard umsetzen, um allen Menschen den Zugang zu digitalen Informationen zu ermöglichen und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Barrierefreiheit schafft Mehrwert für alle.

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Barrierefreie PDFs in fünf Schritten: Von der Analyse bis zur Umsetzung

Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente als Service.

Im ersten Schritt wird der Umfang des Projekts analysiert und die Anforderungen geklärt. Dabei wird ermittelt, welche Dokumente erstellt oder optimiert werden müssen und welche Zielgruppen – wie Menschen mit Seh- oder Hörbehinderungen – berücksichtigt werden sollen. Zudem wird geprüft, ob spezielle Anforderungen bestehen, etwa fremdsprachige Inhalte oder komplexe Diagramme. Gemeinsam mit dem Kunden werden die geltenden gesetzlichen Vorgaben, wie der PDF/UA-Standard, sowie der gewünschte Qualitätsstandard festgelegt. Die Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für die weitere Planung, Kostenabschätzung und Angebotserstellung – damit die Lösung passgenau und effizient umgesetzt werden kann.

Team aus vier Personen bei einer Besprechung am Konferenztisch, mit Laptops und Tablets, lächelnd und engagiert in einer modernen Büroumgebung.

01. Bedarfsanalyse

Basierend auf der Bedarfsanalyse wird dem Kunden ein maßgeschneidertes Servicepaket angeboten. Kunden können zwischen einem langfristigen Servicevertrag für regelmäßige Dokumentenerstellungen und einer einmaligen Bearbeitung bestimmter Dateien wählen. Der Servicevertrag ist ideal für Unternehmen mit kontinuierlichem Bedarf an barrierefreien Dokumenten, während die Einmaloption sich für kleinere Projekte oder spezifische Anforderungen eignet. Der Kunde erhält eine transparente Kostenübersicht, die den Leistungsumfang und die geplanten Umsetzungsschritte klar beschreibt. So wird gewährleistet, dass der Kunde die optimale Lösung für seine Anforderungen erhält – flexibel und zielgerichtet.

Ein Team aus drei Personen sitzen an einem Tisch und besprechen ein Thema.

02. Auswahl des geeigneten Servicepakets

In dieser Phase werden die PDF-Dokumente nach den Anforderungen des PDF/UA-Standards erstellt oder angepasst. Dabei werden Inhalte strukturiert und mit Tags versehen, um eine barrierefreie Nutzung zu ermöglichen. Überschriften, Absätze und Listen werden eindeutig definiert, während Alternativtexte für Bilder ergänzt werden, um visuelle Inhalte auch für sehbeeinträchtigte Nutzer verständlich zu machen. Zudem wird eine klare Navigation durch Inhaltsverzeichnisse und Verlinkungen sichergestellt. Technische Prüfungen garantieren, dass die Dokumente den internationalen Barrierefreiheitsstandards entsprechen. Die Umsetzung erfolgt mit spezialisierten Tools wie axesPDF oder barrierefreien Vorlagen, um höchste Qualität und Rechtskonformität sicherzustellen.

Ein Mann im Rollstuhl sitzt an seinem Arbeitsplatz und bearbeitet auf drei Bildschirmen Sourcecode.

03. Erstellung der PDF-Dokumente nach PDF/UA-Standard

Nach der technischen Umsetzung werden die barrierefreien Dokumente von der Zielgruppe, wie Menschen mit Seh- oder Hörbehinderungen, getestet. Diese Nutzer prüfen die Dateien mit Assistenztechnologien wie Screenreadern oder Braillezeilen. Dabei wird sichergestellt, dass die Dokumente nicht nur den PDF/UA-Standards entsprechen, sondern auch praktisch nutzbar und intuitiv zugänglich sind. Das direkte Feedback der Testpersonen liefert wertvolle Erkenntnisse und fließt in die anschließende Optimierung ein. Dadurch wird sichergestellt, dass die erstellten PDFs die Bedürfnisse der Zielgruppe vollständig erfüllen und eine uneingeschränkte Nutzung ermöglichen.

Eine blinde Frau sitzt an ihrem Schreibtisch und tippt auf einer Tastatur für Personen mit eingeschränkter Sehkraft.

04. Prüfung der Dokumente durch die Zielgruppe

Nach Abschluss der Prüfung und finalen Anpassungen werden die fertigen barrierefreien PDF-Dokumente an den Kunden übergeben. Zusätzlich erhält der Kunde eine detaillierte Dokumentation zum Erstellungsprozess sowie zur Einhaltung des PDF/UA-Standards. Auf Wunsch kann eine Schulung angeboten werden, um den Umgang mit barrierefreien Dokumenten zu erleichtern und sicherzustellen, dass diese nachhaltig genutzt werden können. Falls ein Servicevertrag abgeschlossen wurde, werden die weiteren Schritte für die zukünftige Zusammenarbeit definiert. Mit der Übergabe ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen, wobei der Fokus stets auf einer langfristigen Nutzung und maximaler Kundenzufriedenheit liegt.

Ein Mann und eine Frau schütteln sich die Hände, um den erfolgreichen Projektabschluss zu besiegeln.

05. Übergabe der Dokumente an den Kunden

Das Barrierefreiheits-stärkungsgesetz (BFSG) tritt am 28.06.2025 in Kraft.

Worauf muss das Dokumentenmanagement vorbereitet sein?

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